3 เคล็ดลับในการทำให้อีเมลงานดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น

ในยุคปัจจุบัน งานของคุณอาจทำให้คุณต้องส่งอีเมลถึงเพื่อนร่วมงาน หัวหน้า ลูกค้า และอื่นๆ

อีเมลของคุณไม่ใช่ข้อความธรรมดา มันแสดงให้เห็นว่าคุณเป็นใครในฐานะพนักงานมืออาชีพ ดังนั้น คุณต้องการให้แน่ใจว่าอีเมลแต่ละฉบับของคุณเขียนได้ดีและอ่านง่าย

หากบริษัทของคุณใช้โปรแกรมเฉพาะ เช่น Microsoft Outlook คุณอาจต้องการเรียนรู้วิธีการสมัคร การจัดรูปแบบข้อความ . ไม่ว่าคุณจะใช้แพลตฟอร์มใดในการรับส่งข้อความก็ตาม มีเคล็ดลับสำคัญหลายประการที่คุณควรคำนึงถึงก่อนคลิกส่งในอีเมลของคุณ

การทำงานในสายอาชีพอาจเป็นสิ่งที่ท้าทายสำหรับทุกคน แต่บางทีโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่จัดการกับอาการป่วยทางจิตหรือปัญหาสุขภาพจิตอื่นๆ

โชคดีที่มีเครื่องมือมากมายทางออนไลน์ที่จะช่วยคุณจัดการกับความเครียด พัฒนากลไกการเผชิญปัญหา และแบ่งปันความรู้สึกของคุณ คลิกที่นี่ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมและบทความที่สามารถให้ข้อมูลเชิงลึกเพิ่มเติมและเข้าถึงการรักษาได้ หากจำเป็น

จะทำอย่างไรถ้าแพ็คเกจของ amazon ไม่มาถึง

พิสูจน์อักษรอีเมลงานของคุณ

เครื่องมือที่สำคัญและมีค่าที่สุดที่คุณมีคือการพิสูจน์อักษร ก่อนที่คุณจะนึกถึงการส่งอีเมล ให้พิจารณาคำถามสำคัญ: อีเมลของคุณมีหลักไวยากรณ์และตรรกะหรือไม่

ตรวจสอบข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์โดยใช้เครื่องตรวจตัวสะกดที่สร้างไว้ล่วงหน้าของอีเมล หากมี หากคุณสงสัยเกี่ยวกับการตรวจตัวสะกด อย่ากลัวที่จะใช้แหล่งข้อมูลภายนอก (เช่น พจนานุกรมออนไลน์)

ข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์อื่น ๆ ที่ต้องระวังอาจรวมถึง:

• การใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ไม่ถูกต้อง
• การใช้เครื่องหมายวรรคตอนไม่ถูกต้อง (จุลภาค อัฒภาค ฯลฯ)
• สไตล์การเขียนและน้ำเสียงที่ไม่เหมาะสมสำหรับบรรยากาศแบบมืออาชีพ
• การใช้คำนามที่ถูกต้องไม่ถูกต้อง – สิ่งนี้สำคัญอย่างยิ่งเมื่อต้องพูดกับผู้อื่น มีบางสิ่งที่น่าอายมากกว่าการสะกดชื่อคนสำคัญ (หรือบางอย่าง) ผิด!

เมื่ออีเมลของคุณพร้อมแล้ว ให้อ่านออกเสียงเพื่อดูว่าเหมาะสมหรือไม่ บางครั้ง คุณสามารถบอกได้ว่าประโยคนั้น 'ปิด' ได้ง่ายๆ หรือไม่

จากที่นั่น คุณสามารถทำการแก้ไขเพื่อให้แน่ใจว่าขั้นตอนโดยรวมของอีเมลมีความสอดคล้องกัน

สุดท้ายนี้ และถ้าคุณมีเวลา ให้บันทึกอีเมลเป็นฉบับร่างและเดินจากไป คุณยังสามารถขอให้เพื่อนหรือครอบครัวที่ใกล้ชิดอ่านอีเมลของคุณเพื่อดูว่าพวกเขาพบข้อผิดพลาดหรือไม่

หลักการที่ดีคือการกด 'ส่ง' เมื่อคุณรู้สึกมั่นใจว่าคุณได้ตรวจทานและพิจารณาทุกอย่างในข้อความของคุณใหม่อย่างสุดความสามารถ

กระชับในอีเมลที่ทำงาน

ทุกคนในบริษัทของคุณมีความรับผิดชอบที่จะรักษาไว้ ดังนั้นการเคารพเวลาของพวกเขาโดยการสร้างอีเมลที่กระชับจึงเป็นประโยชน์ การพูดให้สั้น ไพเราะ และตรงประเด็น คุณจะได้รับคำตอบที่ชัดเจนในทันทีและดำเนินวันต่อไป

อันดับแรก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความของคุณมีย่อหน้าสั้นๆ ที่เข้าใจง่าย อันที่จริง แต่ละย่อหน้าไม่จำเป็นต้องยาวเกินสองประโยค

สมมติว่าอีเมลของคุณกำหนดให้คุณต้องเขียนย่อหน้ายาวหลายย่อหน้า ในกรณีนั้น คุณอาจพิจารณาจัดกำหนดการการประชุมแบบตัวต่อตัวกับใครก็ตามที่คุณกำลังส่งอีเมลถึงเพื่อลดความสับสนและการสื่อสารที่ผิดพลาด

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละย่อหน้าของคุณมีเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้อง การรวมรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ที่อาจช่วยให้ผู้รับเข้าใจข้อความของคุณเป็นเรื่องที่น่าดึงดูดใจ แต่การตัดส่วนเสริมเหล่านั้นออกไป คุณสามารถสร้างอีเมลที่สั้นและตรงไปตรงมาได้

ข้อความประเภทนี้มักจะง่ายกว่ามากสำหรับผู้อ่านที่จะเข้าใจ และฝ่ายที่รับของคุณมักจะถามคำถามชี้แจงเพื่อตอบกลับหากจำเป็น

อีกวิธีหนึ่งที่เป็นประโยชน์ในการใช้ภาษาที่กระชับคือการระมัดระวังกริยา 'เป็น' ตัวอย่างเช่น บางอย่างเช่น 'ฉันต้องการส่งรายงาน' สามารถย่อเป็น 'ฉันกำลังส่งรายงาน'

ในสถานการณ์สมมตินี้ คุณจะต้องกำจัดกริยา 'to be' และแทนที่ด้วยกริยาที่ใช้งานได้ซึ่งขจัดการใช้คำฟุ่มเฟือย

เขียนด้วยน้ำเสียงแสดงความเคารพ

เหนือสิ่งอื่นใด ถ่ายทอดข้อความของคุณด้วยความเคารพ

ความก้าวร้าวในอีเมลอาจดูเหมือนใจร้ายเพราะผู้รับไม่ได้พูดกับคุณโดยตรง คุณสามารถหลีกเลี่ยงน้ำเสียงที่ไม่ตั้งใจนี้ได้ แม้จะส่งข่าวร้าย โดยสร้างสมดุลระหว่างแง่ลบกับแง่บวก

ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการวิจารณ์ผลการปฏิบัติงานของพนักงาน คุณอาจเริ่มประโยคโดยพูดสิ่งที่เป็นบวกและปิดท้ายด้วยการวิจารณ์ของคุณ

นอกจากนี้ หลีกเลี่ยงการใช้ “แต่” . เป็นการลบล้างครึ่งแรกของประโยค ดังนั้นแม้ว่าคุณจะเริ่มต้นด้วยสิ่งที่เป็นบวก การใช้ 'แต่' อาจทำให้บางคนคิดว่าคุณกำลังพูดจาไม่สุภาพ ดังนั้นให้แทนที่ 'แต่' ด้วย 'และ' เพื่อให้ทั้งสองข้อความเป็นจริง

คุณอาจนึกถึงการรวมลายเซ็นสั้นๆ ไว้ท้ายข้อความ ลายเซ็นเหล่านี้สามารถช่วยถ่ายทอดข้อมูลการติดต่อและข้อมูลส่วนบุคคลที่สำคัญไปยังผู้รับของคุณ

หากต้องการ ให้ไปที่การตั้งค่าอีเมลและตั้งค่าลายเซ็นที่มีชื่อ หมายเลขโทรศัพท์ติดต่อ และเว็บไซต์อื่นๆ ที่คุณสังกัดอยู่

หากบริษัทของคุณมีโลโก้ คุณสามารถพิจารณารวมภาพนั้นเป็นส่วนหนึ่งของลายเซ็นของคุณได้ ผลลัพธ์ที่ได้คืออีเมลที่ฟังดูเป็นมืออาชีพ ซึ่งรักษาน้ำเสียงที่สุภาพ

บทสรุป

ข้อควรจำหลักประการหนึ่งคือการสร้างข้อความสั้นๆ กระชับ และปราศจากข้อผิดพลาดอย่างสุดความสามารถ แม้กระทั่งในอีเมลทั่วไป ในการทำเช่นนั้น คุณจะแสดงให้เจ้านายเห็นว่าคุณเคารพพวกเขา และคุณกำลังบอกตัวเองว่าคุณเป็นมืออาชีพจริงๆ ที่คุณอยากให้คนอื่นมองว่าคุณเป็น